Η εξάλειψη της ακαταστασίας του γραφείου απαιτεί κατ' αρχήν κατανόηση των παραγόντων που συμβάλλουν στην αποδιοργάνωση. Η διαδικασία είναι τόσο ψυχική όσο και μηχανική. Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία οργάνωσης, κάντε στον εαυτό σας τις δύσκολες ερωτήσεις σχετικά με την ακαταστασία σας:
Τα υπάρχοντα συστήματα κάνουν τη δουλειά τους ή συμβάλλουν στην ακαταστασία;
Είναι η έλλειψη συντήρησης ένας παράγοντας;
Είναι τα πράγματά σας στη σωστή τους θέση, αλλά απλά υπάρχουν πάρα πολλά πράγματα;
Διατίθεται αρκετός χώρος για κάθε δραστηριότητα;
Αφού ρίξετε μια καλή ματιά στις αιτίες της ακαταστασίας σας, σχεδιάστε ένα περιβάλλον γραφείου που σας επιτρέπει να διατηρείτε την τάξη. Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε:
Επενδύστε σε επαρκή έπιπλα.Τα γραφεία χρειάζονται έναν καθαρό χώρο εργασίας και αυτό σημαίνει την παροχή επαρκούς χώρου για υλικό υπολογιστή και περιφερειακό εξοπλισμό, ένα σημείο για υλικά αναφοράς, χώρο αρχείων και μια θέση για προμήθειες και χαρτί που αναφέρονται συχνά. Βεβαιωθείτε ότι τα έπιπλα του γραφείου σας παρέχουν άφθονο χώρο για εργασία και αποθήκευση.
Δημιουργία Κέντρων Δραστηριοτήτων.Το γραφείο θα πρέπει να χωρίζεται σε τρεις τομείς δραστηριότητας: το κέντρο εργασίας, το οποίο περιλαμβάνει έναν καθαρό χώρο εργασίας, τον υπολογιστή και προϊόντα γραφείου που χρησιμοποιούνται συχνά. το κέντρο αναφοράς, το οποίο περιλαμβάνει βιβλιοδεσίες, εγχειρίδια, λεξικά και επαγγελματικά βιβλία και υλικά· και το κέντρο προμηθειών, το οποίο περιέχει χαρτί και άλλα είδη γραφείου.
Τοποθετήστε σωστά το υλικό και τα περιφερειακά.Τοποθετήστε τον εξοπλισμό σας με βάση τη συχνότητα χρήσης. Εάν ο εκτυπωτής χρησιμοποιείται καθημερινά, θα πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμος. Εάν η CPU χρησιμοποιείται μόνο για την αντιμετώπιση προβλημάτων, μπορεί να τοποθετηθεί κάτω ή δίπλα στο γραφείο. Εάν ένας σαρωτής χρησιμοποιείται σπάνια, μπορεί να τοποθετηθεί έξω από την περιοχή εργασίας. Κατά τη ρύθμιση του υλικού, να έχετε επίγνωση της πρόσβασης σε μονάδες δίσκου, δίσκους και καλώδια. Μην εμποδίζετε την πρόσβαση στα συρτάρια και μην πιάνετε χώρο για τα πόδια με μπερδεμένα κορδόνια.
Δημιουργήστε μια περιοχή επεξεργασίας χαρτιού.Δημιουργήστε μια περιοχή στο κέντρο εργασίας σας για έγγραφα που χρειάζονται άμεση δράση. Αποθηκεύστε χαρτί που σχετίζεται με πελάτες ή έργα σε εξέλιξη σε μια περιοχή που είναι εύκολα προσβάσιμη και εντός της άποψής σας. Δημιουργήστε ένα μόνιμο σύστημα αρχειοθέτησης για έγγραφα στα οποία θα αναφέρεστε, αλλά όχι σε τακτική βάση.
